Anular vs reembolsar, la única distinción
- Anular (void) mata un pago de hoy, antes de que el dinero se haya movido de verdad, el cargo desaparece en lugar de devolverse. Cobraste la orden equivocada, el cliente se arrepintió en el mostrador, venta de prueba: Anular pago.
- Reembolsar regresa dinero que ya se movió, la venta de ayer, una orden en línea, cualquier cosa ya liquidada: Reembolso.
Regla práctica: mismo día y detectado a tiempo → anular. Todo lo demás → reembolsar. Una anulación ni siquiera aparece en el estado de cuenta del cliente, el resultado más limpio cuando está disponible.
Procesa un reembolso
Encuentra la orden, en la lista de hoy o en el historial, y ábrela.
Elige Reembolso para devolver todo, o Reembolso parcial para devolver solo una parte (un artículo malo de cinco, un descuento de buena voluntad después del hecho).
Ojo con la casilla Devolver artículos al stock después de reembolsar si llevas inventario: márcala cuando el artículo regresó físicamente, déjala vacía cuando el artículo ya no existe (se comió, se dañó, nunca volvió). Este es el paso que todos se saltan, y es la razón de que los conteos se desvíen.
Confirma. El estado de la orden se actualiza y el reembolso queda en tus registros, nada que anotar.
A dónde va el dinero, y cuándo
- Pagos con tarjeta y en línea regresan a la tarjeta que pagó. De tu lado sale de inmediato, pero tarda unos días hábiles en reflejarse al cliente, hasta diez con bancos lentos. Dilo por adelantado y te ahorras la llamada de "¿y mi dinero?".
- Efectivo, devuélvelo del cajón y registra el reembolso en la app para que tu día cuadre.
- Las comisiones de la plataforma de esa venta se revierten también, aparecen como su propia línea (Reembolso de tarifa) en tus registros de dinero.
El reembolso parcial es tu amigo
La cuenta del cliente enojado: un reembolso total te cuesta la venta completa; uno parcial y justo suele salvar la relación por una fracción. Un panquecito derretido de una docena es el reembolso de un panquecito más una disculpa, no la rendición de los doce. Reembolso parcial acepta un monto exacto, ajústalo al daño real.
Si algo no cuadra
- La opción de reembolso sale gris para un empleado. Es el permiso de reembolsos haciendo su trabajo, lo procesa el dueño o un rol con ese derecho.
- El cliente dice que no llegó después de dos semanas. Que revise la tarjeta exacta con la que pagó (la gente lo olvida) y luego su banco. El registro del reembolso en la orden es tu comprobante de que se envió.
- Reembolsaste la orden equivocada. No hay des-reembolso. Vuelve a cobrar la venta si es lo honesto, y respira una vez antes del próximo confirmar.